Budayakan Komunikasi Efektif Organisasi Melalui Implementasi Manajemen Rapat

RSUD Banyumas. RSUD Banyumas memiliki budaya komunikasi efektif organisasi melalui manajemen Rapat. Di bawah pimpinan dr Dani Esti Novia Direktur RSUD Banyumas, manajemen rapat ini semakin di optimalkan. Sehingga rapat menjadi efektif dan efisien. 

Rapat Struktural dilaksanakan setiap hari Sabtu dipimpin langsung oleh Direktur. Hari Selasa digunakan untuk forum rapat fungsional yang dihadiri oleh Para Kepala Bidang dan seluruh kepala ruang dan kepala Instalasi. SEmentara Hari Rabu digunakan untuk rapat Komite Medis, Rapat Bidang Keperawatan, dan Rapat rapat bidang yang lain. Selain rapat reguler yang terjadwal tersebut di atas, ada sangat banyak rapat tentative yang terkoordinir di Bagian Umum. 

No Documentation You Do Nothing. Karena itu, selalu saja rapat harus terdokumentasi mulai dari Undang, Materi rapat (situasional), Absensi, dan Notulen. Sebelum dimulai rapat selalu saja dibacakan Notulen Rapat sebelumnya. Pun demikian setelah selesai rapat, sebelum ditutup dibacakan notulen hari itu. Selanjutnya rapat akan diteruskan ke Direktur untuk mendapatkan disposisi. 

Secar umum, berikut ini adalah Manajemen Rapat : 

Pengertian Rapat

Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi tatap muka yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan kesepakatan bersama. Dengan adanya rapat, dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi. 

Tahap sebelum Rapat

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut : 

 a) Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar. 

 b) Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

 c) Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1) Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2) Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3) Mencantumkan perihal undangan rapat.

4) Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5) Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6) Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

 d) Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah 11

sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

 e) Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

1) Agenda rapat.

2) Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

3) Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

4) Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

 f) Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut:

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

 g) Mempersiapkan ruang rapat

 1) Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

 2) Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

 h) Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. 

 m) Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, periksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1) Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2) Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3) Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4) Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5) Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6) Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan? 

Salam Sehat 

RSUD Banyumas